რატომ ვქმნით COTT DESK-ს
სასტუმროს მართვა მხოლოდ ჯავშნის მიღება არ არის. რეცეფციამ უნდა იცოდეს, მზად არის თუ არა ნომერი; დალაგების გუნდმა უნდა დაინახოს, რომ სტუმარი უკვე გავიდა; მენეჯერმა კი უნდა გაიგოს, რატომ შეიცვალა სტუმრის ანგარიშზე თანხა. ეს ერთი განთავსების ერთმანეთთან დაკავშირებული ეტაპებია.
როცა ინფორმაცია ცალკე ცხრილებში, მიმოწერასა და სხვადასხვა პროგრამაშია განაწილებული, თანამშრომელს ხშირად უწევს დეტალების ხელახლა მოძებნა. COTT DESK ამ სამუშაოს აერთიანებს: ჯავშანი, ნომრის მდგომარეობა, სტუმრის ანგარიში და შემდეგი მოქმედება ერთ კონტექსტში ჩანს. ჩვენი ამოცანაა არა ეკრანების რაოდენობის გაზრდა, არამედ ყოველდღიური გადაწყვეტილებების გამარტივება.
რას ნიშნავს PMS და ვის გამოადგება
PMS, ანუ Property Management System, სასტუმროს ყოველდღიური მართვის პროგრამაა. ის ეხმარება გუნდს ჯავშნების, ნომრების, შემოსვლისა და გასვლის, სტუმრის ანგარიშებისა და სხვა საოპერაციო ამოცანების ორგანიზებაში. ეს არ არის მხოლოდ საიტზე დასამატებელი ჯავშნის ფორმა ან ტელევიზიის მართვის პანელი.
პირველ ეტაპზე ვეძებთ დამოუკიდებელ სასტუმროებს, დაახლოებით 10–80 ნომრით. მნიშვნელოვანია არა მხოლოდ ზომა, არამედ გუნდის მზაობა: კონკრეტული პასუხისმგებელი პირი, ყოველდღიურ პროცესებში მონაწილეობა და უკუკავშირის გაზიარება. პირველი ოპერაციული გაშვება საქართველოზეა ორიენტირებული; თითოეული სასტუმროს სამუშაო პირობებს წინასწარ შევათანხმებთ.
რეცეფციის ცვლა იწყება გასაგები სურათით
Today სამუშაო სივრცე აერთიანებს დღევანდელ შემოსვლებს, გასვლებს, სასტუმროში მყოფ სტუმრებს, ნომრების მზადყოფნასა და ყურადღების საჭირო საკითხებს. თანამშრომელი ხედავს, ვის ელოდება, რომელი ნომერი უნდა გადაამოწმოს და რომელ სტუმართან არის დასაზუსტებელი ინფორმაცია.
კალენდარში შესაძლებელია 7, 14 ან 28 დღის ნახვა. გუნდი ხედავს ნომრებზე განაწილებულ ჯავშნებს, თავისუფალ პერიოდებს და განთავსების დეტალებს. თარიღის ცვლილება ან სხვა ნომერში გადაყვანა დაკავშირებულია კონკრეტულ ჯავშანთან და თანხის გადახედვასთან. შემდეგ ცვლას აღარ უნდა უწევდეს ცვლილების მიზეზის გამოცნობა.
თავისუფალი ნომერი და მზადყოფნაში მყოფი ნომერი ერთი და იგივე არ არის
სტუმრის გასვლის შემდეგ ნომერს შეიძლება დალაგება ან ტექნიკური სამუშაო სჭირდებოდეს. COTT DESK-ში ნომრის მზადყოფნა, დალაგების დავალება და ტექნიკური ბლოკირება რეცეფციის პროცესის ნაწილია. ეს გუნდს ეხმარება დაინახოს, რა ეტაპზეა ნომერი მომდევნო სტუმრის მიღებამდე.
რეცეფციის, დალაგებისა და მენეჯერის როლებს შესაბამისი წვდომა აქვს. პატარა სასტუმროში ერთ ადამიანს რამდენიმე ფუნქციის შესრულება შეიძლება უწევდეს, მაგრამ პასუხისმგებლობისა და მოქმედების კონტექსტი მაინც გასაგები უნდა დარჩეს. სისტემის გამართვისას გუნდის რეალურ სამუშაო განაწილებას გავითვალისწინებთ.
სტუმრის ანგარიში ცვლილებების ისტორიით
სტუმრის ანგარიშში ერთიანდება დარიცხვები, დაფიქსირებული გადახდები, დეპოზიტები და შესწორებები. თანამშრომელს შეუძლია გადახედოს ისტორიას და მოამზადოს ანგარიშის ამონაწერი. მენეჯერისთვის ხელმისაწვდომია დღის დახურვა, დაფიქსირებული თანხების შეჯერება და ანგარიშების ექსპორტი.
პროგრამაში გადახდის დაფიქსირება არ ნიშნავს ბარათიდან თანხის ჩამოჭრას ან საბანკო გადარიცხვას. ბარათით გადახდა, ფისკალური დოკუმენტები და ქვეყნისთვის აუცილებელი ანგარიშგება ცალკე მოთხოვნებია. მათ კონკრეტული სასტუმროს პროექტის ფარგლებში შევათანხმებთ ოპერაციულ გამოყენებამდე. ეს განსხვავება თავიდანვე მკაფიო უნდა იყოს.
სწავლა უშუალოდ სამუშაო პროცესში
COTT DESK-ს აქვს სისტემაში ჩაშენებული გზამკვლევები და როლზე მორგებული დახმარება. ასისტენტი თანამშრომელს ინსტრუქციის პოვნასა და ჯავშნის სამუშაო მონახაზის მომზადებაში ეხმარება; საბოლოო მოქმედებას თანამშრომელი თავად ამოწმებს და ადასტურებს.
ინტერფეისი ხელმისაწვდომია ქართულ, ინგლისურ, პოლონურ, სომხურ, ფრანგულ, გერმანულ, ესპანურ, იტალიურ და ბერძნულ ენებზე. ქართული ინტერფეისი პერსონალისთვის მნიშვნელოვანი კომფორტია, თუმცა ეკრანის ენა არ ცვლის ადგილობრივ საგადასახადო, საბანკო ან ანგარიშგების მოთხოვნებს. ეს საკითხები ცალ-ცალკე მოწმდება.
როგორ უკავშირდება COTT-ის სასტუმროს ტელევიზიას
COTT DESK არის დამოუკიდებელი PMS პროდუქტი COTT-ის ოჯახში. COTT.TV-სთან კავშირი მხარს უჭერს კონფიგურირებულ შემოსვლის, გასვლისა და ნომრის შეცვლის პროცესებს. ამით სტუმრის განთავსება და ნომრის ციფრული გამოცდილება შეიძლება შეთანხმებულ სამუშაო სცენარში დაუკავშირდეს ერთმანეთს.
PMS-ის პროგრამაში მონაწილეობისთვის ტელევიზიის ლიცენზიის ან მოწყობილობის შეძენა აუცილებელი არ არის. ასევე, COTT.TV-ის მოქმედ მომხმარებელს შეუძლია შეინარჩუნოს არსებული PMS. ტელევიზია, არხები, მობილური სერვისები და მესამე მხარის სისტემებთან ინტეგრაცია საკუთარი მოცულობითა და პირობებით განიხილება.
რა პირობები აქვთ პირველ პარტნიორ სასტუმროებს
შერჩეული მონაწილე მიიღებს ძირითადი PMS-ის 90-დღიან გამოყენებას სააბონენტო გადასახადის გარეშე. ეს პერიოდი იწყება გამართვისა და საცდელი მომზადების შემდეგ შეთანხმებული, გამოსაყენებლად მზად ტესტირების დღიდან და არა განაცხადის გამოგზავნის მომენტიდან.
გაგრძელების არჩევის შემთხვევაში, მომდევნო 12 თვის განმავლობაში ძირითადი PMS-ის სააბონენტო გადასახადი 50%-ით შემცირდება. სასტუმროს მონაწილეობამდე წერილობით ეცნობება ჩვეულებრივი და შეღავათიანი ფასი, ლიცენზირებული ნომრების რაოდენობა, შესაძლო მინიმალური გადასახადი და გადასახადების პირობები. შეღავათი მთელ ძირითად სააბონენტო თანხას ეხება, მინიმუმის ჩათვლით; საბაზო ტარიფი შეღავათიან პერიოდში უცვლელი რჩება.
პროგრამა მოიცავს წინასწარ განსაზღვრულ სტანდარტულ გამართვას, პერსონალის საწყის სწავლებასა და პილოტის მხარდაჭერას. ბარათის მიბმა საჭირო არ არის და ფასიან მომსახურებაზე ავტომატური გადასვლა არ ხდება. 12-თვიანი შეღავათის დასრულების შემდეგ მოქმედებს წინასწარ შეთანხმებული ჩვეულებრივი ტარიფი, წინასწარი შეტყობინებით.
ტელევიზიის ლიცენზია, არხები, მოწყობილობები, ფასიანი გარე მომსახურებები და ინდივიდუალური პროგრამული სამუშაოები ამ შეთავაზებაში არ შედის. დამატებითი ხარჯი მხოლოდ წინასწარი შეთანხმებით წარმოიშობა. პროგრამა არ გულისხმობს შეუზღუდავ უფასო გადაკეთებებს ან მთელი ისტორიული ბაზის ავტომატურ მიგრაციას.
რა გვჭირდება სასტუმროსგან
გვსურს პარტნიორობა გუნდთან, რომელსაც აქვს ერთი პასუხისმგებელი საკონტაქტო პირი და მზად არის შეთანხმებული პროცესების გამოსაცდელად. ყოველ ორ კვირაში ვგეგმავთ მოკლე, 15–20 წუთიან განხილვას: რა გამოვიდა მარტივად, სად შეწყდა სამუშაო და რომელი ნაბიჯი იყო გაუგებარი.
უკუკავშირი აუცილებლად დადებითი არ უნდა იყოს. რეალური პრობლემის აღწერა პროდუქტის განვითარებისთვის ღირებულია. სასტუმროს ლოგოს გამოყენება, საჯარო შეფასება ან ქეისის გამოქვეყნება მხოლოდ ცალკე, ნებაყოფლობითი თანხმობით მოხდება; ეს შეღავათის მიღების პირობა არ არის.
გადასვლა უნდა იყოს დაგეგმილი და კონტროლირებადი
პირველად განვიხილავთ სასტუმროს მოქმედ პროგრამას, ნომრების რაოდენობას, ჯავშნების წყაროებსა და ძირითად პრობლემას. შემდეგ შეთანხმებულ სცენარებს საცდელი მონაცემებით გავივლით. პარალელური ტესტირებისას ჯავშნების მთავარი წყარო მოქმედი სისტემა რჩება: ერთი და იმავე ნომრების გაყიდვას ორი დამოუკიდებელი სისტემა არ უნდა მართავდეს.
რეალური სტუმრის მონაცემების შეტანამდე ვათანხმებთ გამოყენების ფარგლებს, მონაცემთა დამუშავებას, საჭირო მიგრაციას, გადასვლის გეგმასა და პროგრამიდან გამოსვლის პირობებს. განაცხადი არ ქმნის აქტიურ სასტუმროს ანგარიშს და არ ნიშნავს ყველა ინტეგრაციის ავტომატურ ჩართვას.
დაიწყეთ ერთი კონკრეტული ამოცანით
რის გამარტივებას ისურვებდით ყველაზე მეტად: სტუმრების მიღების მომზადებას, ნომრების სტატუსების კონტროლს, ცვლის გადაბარებას თუ ანგარიშების გადამოწმებას? მოგვწერეთ სასტუმროს სახელწოდება, ქალაქი და ქვეყანა, ნომრების რაოდენობა, მოქმედი PMS და თქვენთვის მთავარი ამოცანა.
პირველ წერილში მხოლოდ ბიზნესინფორმაცია გვჭირდება, სტუმრების პერსონალური მონაცემების გარეშე. COTT-ის გუნდი განიხილავს შესაბამისობას და შეგითანხმებთ მომდევნო ნაბიჯს. COTT DESK-ის პირველი პარტნიორების პროგრამა სწორედ ასეთი პრაქტიკული თანამშრომლობისთვის იქმნება.